แน่ใจไหมว่าโปรเจกต์ที่ดูราบรื่น…ไม่ได้กำลังขาดทุนอยู่เงียบๆ?

สตูดิโอสถาปนิกส่วนใหญ่มักทำงานเป็นเฟส: ออกแบบแนวคิด, พัฒนาแบบ, เขียนแบบก่อสร้าง, ตรวจหน้างาน และส่งมอบ

ค่างานมักจะกำหนดแบบเหมาเป็นงวดๆ ตามแต่ละเฟส แต่เวลาที่ทีมใช้กลับไม่ได้เหมาคงที่ตามนั้น

บางทีแค่โทรคุยช่วงเฟสแรก
บางทีต้องแก้แบบด่วนก่อนส่ง
บางทีต้องตามขอรูปไซต์ช่วงก่อสร้าง

หลายอย่างกลายเป็นงานที่ไม่เคยถูกนับรวม
แล้วคุณจะรู้ได้ยังไงว่าเฟสนั้น ๆ ยังทำกำไรอยู่?

ปัญหาคือ: คุณรู้รายได้ แต่ไม่รู้ต้นทุนที่แท้จริง

ทีมของคุณทำหลายโปรเจกต์พร้อมกัน
เช็คเมล รับโทรศัพท์ แก้ไฟล์ อัปเดตรายงาน — โดยไม่เคยจดว่าทำอะไร ใช้เวลาเท่าไหร่

ผลคือ? คุณไม่รู้ว่ากำลังเดินหน้าอยู่ หรือกำลังขาดทุนอยู่เงียบ ๆ

และสิ่งที่ไม่มีใครพูดถึงคือ:

คุณคือคนวางแปลนให้ทุกอย่างในสตูดิโอ…แต่กลับต้องตัดสินใจจากความรู้สึกมากกว่าข้อมูลที่ชัดเจน ไม่แน่ใจว่ากำไรอยู่ไหน — หรือมันมีอยู่จริงไหม

ถ้าไม่รู้ว่าต้นทุนจริง ๆ อยู่ตรงไหน คุณก็ไม่มีทางรู้ได้เลยว่ากำไรกำลังหายไปเมื่อไหร่

• ใช้เวลามากกว่าที่วางแผนไว้ 2 เท่า โดยไม่รู้ตัว

• ใช้ทีมเก่งไปกับงานที่กำไรน้อย

• โปรเจกต์ที่ดู "ราบรื่น" กลับทำให้กระแสเงินสดสะดุด

หลายสตูดิโอรู้ยอดที่เรียกเก็บ
แต่น้อยมากที่รู้ “ต้นทุนต่อโปรเจกต์” ที่แท้จริง

ไม่ใช่เพราะประมาท แต่เพราะ:

• เช่น โทรหาผู้รับเหมา ส่งแบบให้ลูกค้าตรวจรอบสุดท้าย ปรับแปลนตอนเที่ยงคืน—สิ่งเหล่านี้ไม่เคยถูกนับรวม

• งานกระจายข้ามหลายคน

• ไม่มีใครอยากกรอก timesheet ที่น่าเบื่อ

สุดท้าย ต้นทุนเลยมองไม่เห็น

และต้นทุนที่มองไม่เห็น ก็คือกำไรที่ค่อย ๆ หายไปโดยไม่รู้ตัว

แล้วในวงการอื่นที่คล้ายกัน เขาทำยังไง?

ในสาย consulting, กฎหมาย, หรือออกแบบผลิตภัณฑ์—ที่เก็บเงินเป็นเฟสคล้ายกัน

ทีมเขามักจะ:

• มอบหมายให้ มีคนดูต้นทุน เทียบกับค่าจ้าง (ไม่ใช่แค่จัดการส่งงาน)

  ถ้าไม่มีใครดู ก็ให้เจ้าของเช็กเดือนละครั้ง ยังดีกว่าปล่อยให้ไม่รู้อะไรเลย

• ให้ทีม จดเวลาแต่ละงานแบบคร่าว ๆ ทุกสัปดาห์

  ไม่ต้องซับซ้อน แค่มี Google Sheet หรือ Notion ที่ทุกคนกรอกได้ง่าย

• ตั้ง ชั่วโมงมาตรฐาน ต่อเฟส โดยดูจากโปรเจกต์ที่ผ่านมา

• เช็กบ่อย ๆ ว่า: งานนี้ยังอยู่ในงบที่ตั้งไว้ หรือเริ่มใช้เวลาเกินเฟสที่คาดไว้แล้ว?

คุณไม่ต้องการข้อมูลเป๊ะทุกนาที แค่ต้องเห็น "แนวโน้ม" ให้ทัน

เริ่มแบบง่าย ๆ:

1. กำหนด ต้นทุนต่อชั่วโมงโดยประมาณ ของทีม (จะเฉลี่ยรวมกันก็ได้)

2. แยกเฟสงาน เช่น ออกแบบแนวคิด > พัฒนาแบบ > เขียนแบบก่อสร้าง ฯลฯ แล้วเทียบเวลาที่ควรใช้ กับค่าจ้างที่ได้รับ

3. เช็กทุกเดือน: โปรเจกต์ไหน “ใช้เกิน” อย่างเห็นได้ชัด?

แล้วคุณจะเริ่มเห็นเลยว่า:

• ทีมเสียเวลาเกินในส่วนไหน

• ลูกค้าคนไหนขอเกิน scope

• กำไรหายตรงไหน — ก่อนที่มันจะสายเกินไป

ลองจินตนาการว่าคุณมีระบบง่ายๆ ที่ทำให้เห็นต้นทุนของแต่ละโปรเจกต์ชัดเจน เหมือนเปิดแบบแปลนแล้วรู้เลยว่าอะไรอยู่ตรงไหน

คุณจะเลิกเดา
คุณจะรู้ว่าโปรเจกต์ไหนต้องดูแลเป็นพิเศษ
และคุณจะหยุดเสียกำไรไปแบบไม่รู้ตัว