หยุดเสียเวลา...กับการหาไฟล์ไม่เจอสักที
เวลาในสตูดิโอหายไปทุกสัปดาห์ ไม่ใช่เพราะแบบยังไม่เสร็จ แต่เพราะเราใช้เวลาหาไฟล์มากเกินไป:
“เรนเดอร์อาทิตย์ที่แล้วอยู่ไหนนะ?”
“ทำไมมีไฟล์ชื่อ FINAL_FINAL_FINAL นี้อีกแล้ว?”
“ลูกค้าเปิดดูเซ็ตเก่า เพราะเราส่งไฟล์ผิดโฟลเดอร์…”
ปัญหาไม่ใช่เพราะทีมไม่ตั้งใจ แต่เพราะยังไม่มีระบบไฟล์ที่ใคร ๆ ก็เข้าใจและใช้ร่วมกันได้
ลองใช้แนวคิดพวกนี้ดูค่ะ — ไม่ต้องซับซ้อน แต่ช่วยให้ทั้งทีมทำงานได้เร็วขึ้นเยอะ
1. ตั้งโฟลเดอร์ให้เหมือนกันทุกโปรเจกต์
ไม่ต้องคิดสร้างสรรค์ตอนตั้งโฟลเดอร์ค่ะ เอาแบบเรียบ ๆ แต่ใช้ได้ทุกครั้ง เช่น:
📁 00_ADMIN 📁 01_CONCEPT 📁 02_DESIGN_DEV 📁 03_DRAWINGS 📁 04_PRESENTATION 📁 05_SITE_PHOTOS 📁 06_CLIENT_FILES ใครมาใหม่ก็เข้าใจได้ทันทีว่าอะไรอยู่ตรงไหน
2. ตั้งชื่อไฟล์ให้ดูแล้วเข้าใจ ไม่ต้องคลิกก่อน
หลักง่าย ๆ คือ: ดูชื่อไฟล์แล้วรู้ว่าใช่ไหม?
ฟอร์แมตแนะนำ:
20240422_ProjectName_Content_Rev 20240422_SookHaus_SectionAA_R1.pdf
เลี่ยงคำว่า “FINAL” เพราะสุดท้ายก็มี FINAL2, FINAL3…
3. แยกไฟล์ที่ยังไม่เสร็จออกจากไฟล์ที่ออกแบบจริง
โฟลเดอร์เดียวรวมไฟล์ร่าง+ไฟล์ส่งจริง = หายนะ ลองแบ่งแบบนี้:
📁 03_DRAWINGS
├── 📁 WIP
├── 📁 ISSUED
WIP = ไฟล์ร่าง, ISSUED = ไฟล์ที่ส่งแล้วหรือเซ็นแล้ว
4. ถ้าโฟลเดอร์เยอะมาก ให้มี README.txt หรือ INDEX.png
บางโปรเจกต์มีไฟล์เป็นร้อย ก็แค่เขียน README.txt อธิบายว่าอะไรอยู่ไหน หรือใช้ภาพ screenshot วาดเป็นแผนผังแนบไว้ก็ได้
เพื่ออนาคตที่ไม่ต้องถามซ้ำว่า “อันนี้คือเวอร์ชันที่ลูกค้าอนุมัติหรือยัง?”
5. ตั้ง “ผู้พิทักษ์ไฟล์” ไว้สักคน
ไม่ต้องถึงขั้น admin เต็มเวลา แค่ให้คนในทีมคอยเช็กเดือนละครั้ง โดยเฉพาะช่วงเริ่มต้น:
ลบไฟล์ซ้ำ
รวมโฟลเดอร์แตก ๆ
ตั้งชื่อให้ตรง
สรุป
ไม่ต้องทำให้เป๊ะสมบูรณ์ แค่มีระบบที่ช่วยให้ทีมเจอไฟล์เร็วขึ้น คุยกันเข้าใจ และลดข้อผิดพลาด
ระบบไฟล์ดี ๆ ไม่ได้ฆ่าความสร้างสรรค์ แต่มันทำให้คุณมีเวลาสำหรับงานสร้างสรรค์มากขึ้นต่างหาก :)
ถ้าใครมีระบบไฟล์ที่เวิร์กของตัวเอง มาแชร์กันได้นะคะ อยากรู้เหมือนกันว่าแต่ละทีมจัดยังไง
🏗️ HTCH ("hatch"): All your building data, always ready.
📂 Designs, plans, & models–never lost.
🔗 Try HTCH free: https://www.htch.app/
